一、背景
约与TQC同时,在日本企业还流行一种简称为“5S”的活动。与TQC，JIT等相比较，5S的概念比较通俗简单，世界其它地区企业对它的广泛重视也比较晚。早期5S并没有特别明确或权威的内容规范，不同国家、地区在用语和含义上，也不是很统一，但近十年左右，5S却越来越被世界范围优秀企业广泛认同和采纳，并且延伸出6S等提法（通常为“安全”，也还有增加更多S的）。在中国台湾和香港等地区，有人将5S用语表达为“常组织，常整顿，常清洁，常规范，常自律”，并简称为“五常法”，也是一种很有特色的诠释。
管理概念或方法，有其特定的环境或范围，过于拓展和泛化，难免失其精要。这种倾向在5S的推广和流行中也存在，是应当加以避免的。从它在日本的发源、应用和内容等方面看，正确理解5S，应当围绕着工作现场管理这个明确的主题，也只有围绕这个主题，才真正显示出其精要性、操作性，而不是一些空泛或随意的口号。
二、要素含义
5S在英文和中文中的表达都不很统一，表一罗列了一些常见5S/6S用语。从比较公认的操作、实施方法看，表一所推荐的中文用语比较准确地阐明了各要素的操作性要点和它们之间的区别。
表一：6S字面含义推荐用语
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推荐用语 |
日文注音 |
英文 |
其它中文提法 |
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整理 |
Seiri |
Structurise, Sort, Organisation |
清除，整理，常组织 |
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整顿 |
Seiton |
Systemise, Straighten, Neatness |
整理，常整顿 |
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清扫 |
Seiso |
Sanitise, Shine, Cleaning |
清洁，常清洁 |
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清洁 |
Seiketsu |
Standardise, Standardize |
清洁，标准化，规范化，常规范 |
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素养 |
Shitsuke |
Self discpline, Sustain, Discipline and Training |
培训与自律，修养，常自律 |
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安全 |
Safe |
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要素精解
这里综合常见的资料，加上管理实践经验和认识，特别是对日本企业文化的一些理解，总结了一套系统、简明的5S诠释方案。这套方案对各要素的名称进行了仔细斟酌，并强调其操作性和相互关联。
表二：6S精要说明
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要素 |
要义 |
实施要点 |
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整理 |
清理现场空间和物品 |
1.清除垃圾或无用、可有可无的物品； 2.明确每一项物品的用处、用法、使用频率，加以分类； 3.根据上述分类清理现场物品，现场只保持必要的物品，清理垃圾或无用物品。 |
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整顿 |
整顿现场次序、状态 |
1.在清理基础上，合理规划现场的空间和场所； 2.按照规划安顿好现场的每一样物品，令其各得其所； 3.做好必要的标识，令所有人都感觉清楚明白。 |
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清扫 |
进行清洁、打扫 |
在清理、整顿基础上，清洁场地、设备、物品，形成干净、卫生的工作环境。 |
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安全 |
采取系统的措施保证人员、场地、物品等安全 |
系统地建立防伤病、防污、防火、防水、防盗、防损等保安措施。 |
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清洁 |
形成规范与制度，保持、维护上述四项行动的方法与结果 |
1.检查、总结，持续改进； 2.将好的方法与要求纳入管理制度与规范，明确责任，由突击运动转化为常规行动。 |
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素养 |
建立习惯与意识，从根本上提升人员的素养 |
通过宣传、培训、激励等方法，将外在的管理要求转化为员工自身的习惯、意识，使上述各项活动成为发自内心的自觉行动 |
工作现场管理的基本目标
5S/6S的精要之处，在于它总结出了工作现场（包括物品、环境、场所等）管理的要点，并融会了工作与生活的哲学。如果离开了工作现场管理这个主题，就不容易体会到这几个要素的精练性、可操作性以及完整性，离开了对其背后的哲学或观念的认同，就不容易理解其重要性。
管理良好的工作场所，其状态具备“门类清楚、区隔整齐、标识分明，洁净安全”这样一些基本特征，它们也就是工作现场管理的基本目标。如表二所列出的6S前四项要素，正是达到和保持这上述基本目标的操作性要点。
三、要素关系与分析
整理、整顿、清扫、安全，是6S中关于现场状况改进提升的四项基本行动。
“整理”是改进工作现场的源头或开始，在进行清理时，还可参照以下更具体、更具操作性的分类管理方法： 将物品区分为“常用，偶尔使用，不使用三类”，然后将1.常用物品安置在现场；2.偶尔使用物品放在固定的储存处；3.不使用的物品清除或处理掉。
“整顿”是衔接在清理之后的，在将不需要的东西移开后，对现场进行整理整顿，包括重新规划与安排，是十分自然的。
“清扫”最好在整顿之后进行，这三项工作是关联的，有次序的。
“安全”这一要素，是对原有5S的一个补充。以“工作现场管理要点”这个主题去理解，增加“安全”这个要点是很可取的。安全不仅仅是意识，它需要当作一件大事独立、系统地进行，并不断维护，安全工作常常因为细小的疏忽而酿成大错，光强调意识是不够的。因此，笔者其位置提升到“规范”之前，成为一个行动要素，而在后面的“规范”、“素养”当中自然也应当包括安全方面的规范与意识，这样才真正将“安全”要素融入了原有的5S体系。相比流行的6S提法，有时仅强调“安全意识”，与“素养”并列，并没有真正与5S的行动体系与哲学融合。
“清洁”是上述基本行动之外的管理活动。对于大多数管理不善的工作场所，上述的工作通常得不到完整、系统的重视，或偶尔为之，不能坚持。在开始强调和实施6S时，造一些声势，搞些运动，让大家都动起来，重视起来，只要实施得力，总是能在短期内迅速改变工作现场的面貌。然而，运动的缺点就是来得快，去得也快，工作现场的良好状态是需要时刻保持的，从管理方法的角度说，要想保持好的做法长期贯彻，就应当将有关的方法和要求总结出来，形成规范与制度。所以，6S中的“规范”就是要将运动转化为常规行动，需要将好的方法、要求总结出来，形成管理制度，长期贯彻实施，并不断检查改进。一些流行中文提法，将这个要素称为“清洁”，而在含义解释上，加上许多字面上概括不到的内容，这在中文表达上，实在显得很牵强，这与词汇翻译方式有关。综合各种5S资料，尤其是近些年的总结，“规范”是一个比较恰当的、广泛采用的概括。
“素养”，是6S中最独特的一项要素，也是其精华之处。前5项要素，都是十分鲜明的“行动要素”，其中一到四项是现场改善的行动，第五项将现场改善上升到系统的、制度的层面，而第六项，进一步上升到人的意识这个根本。对于人，制度是外在的、强制性的。更彻底的保障，是将外在的要求转化为员工主动的，发自内心的行动。也就是变规定、要求为人的意识、习惯，素养一旦养成，将潜移默化地、长期地影响人们的工作生活质量。素养是建立在人的意识之中的，提高素养需要进行培训、宣传，并有效地运用奖罚、激励等辅助手段。
四、工作生活哲学
对5S的重视，体现了对这样一种工作生活哲学或者基本观念，即：诸如次序、清洁、摆放、分类、卫生这样一些看似琐碎、表面的东西，体现了人的素养，同时它们又无所不在地影响着人们的工作生活质量，包括工作的效率、产品的质量乃至心情与健康。要改善我们的效率，提高工作生活质量，就要从这些基本、基础的地方做起，从5S做起，这种观念在日本的企业文化中的体现是非常深刻和强烈的。
6S是一个行动纲领，具有起承转合的内在次序，并且与TQC一样，强调人的因素、人的意识，同时又体现了在诸如ISO9000等管理体系要求中强调的“规范化”或“文件化”的因素。6S看似简单却精当而实用，它是提升企业管理水平不可多得的良方，同时也是改善个人工作生活素质的秘诀。
