什么是GTD？解释如何使用它和任务管理的基本 5 个步骤

01什么是GTD？

GTD 是 Getting Things Done 的缩写，是一种组织和管理任务和项目的机制。实践GTD的特点是在任何情况下都能安心高效地工作。

GTD是由美国管理顾问大卫·艾伦提出的。大卫·艾伦 (David Allen) 凭借他从 30 多岁的工作经历中学到的知识，确立了自己作为生产力顾问的地位。大卫·艾伦的著作《Getting Things Done》在全球30多个国家被翻译出版，成为世界最著名的工作技巧之一。

可以使用 GTD 的情况

GTD 是一种有效管理多项任务的机制。在开展业务时，并行管理多个任务的情况并不少见。因此，GTD可以说是一种可以在业务中普遍使用的机制，不局限于特定的情况。

在任务管理中，多个任务混合在脑袋里的状态是最累人的。通过使用 GTD，您可以有效地管理手头的工作和任务，并始终整理思路，这样您就可以只专注于眼前需要做的事情。此外，GTD不仅可以用于个人，还可以用于公司内部的大型项目。许多公司都在关注它，因为它也是一个路标，通过分解项目的每个元素来引导完成。

02GTD的5个基本步骤

GTD 有五个基本步骤。收集信息、适当地处理任务、组织、审查和执行。让我们仔细看看这五个步骤。

1.捕获

首先，想象你头脑中的所有任务。写下您想到的所有事情，例如“我打算做的事情”、“我有一天会做的事情”、“我正在考虑的事情”和“日常生活”。不仅要写下与工作相关的任务，还要写下私人任务，例如“预订餐厅”或“接孩子”。

作为一种编写GTD任务的技巧，有两种方法：一种是自上而下的方法，将要实现的目标和价值放入任务中，另一种是自下而上的方法，其中将当前持有的任务物理组织起来，捡到。。通过从两个角度列清单，可以全面收集任务。另一种技术是触发列表。这是一种写下诸如“您目前正在从事的任务是什么”和“您希望您的下属做什么？”等问题的方法。当你卡在任务输出中时，它是有效的。写出来的时候，你可以在电脑上的记事本或待办事项列表中输入，也可以手写在笔记本或日历上。

把一切都写下来很重要

最重要的是写下你脑海中的所有想法。写下模糊的任务，例如“我想有一天做，但不是现在”或“我有点担心”。GTD 系统的完整性在很大程度上取决于是否所有内容都写出来了。如果您是第一次做GDT，请谨慎操作，费时费力。

让我们将写出和收集（列出）的所有任务保存在同一个地方。通过在以后做 GTD 的时候保存在同一个地方，你可以可靠地积累数据。如果您想在您的计算机上管理它，我们建议创建一个专用文件夹或将其导出到同一列表。

2.澄清

下一步是分析第一步所做的“各种任务的集合”的结果，并明确行动。在这个时候，除了分配任务的优先级和紧迫性（稍后将说明）之外，我们还要决定是否自己完成任务或将其交给其他人。把可以推迟的任务搁置起来，放在单独的清单里。可以在 2 分钟或更短时间内完成的任务应立即处理并从列表中删除。还有，这个时候，建议任务的动作具体到以后回头看的时候可以不假思索地移动的水平。

3.组织

处理完要处理的任务，我们就来“整理手段”。我们会把写下来的任务一一分类整理，比如用电脑制作素材的任务，需要通过邮件或电话与人交流的任务，涉及多项任务的大项目等等。

如果您有一个任务不知道在哪里划分，让我们重新表述任务内容。例如，如果“联系客户”的任务是“通过电子邮件向 A 公司的负责人发送估算”，那么组织任务会更容易。

阶段划分

根据业务和个人等情况组织每项任务。即使对于具有相同截止日期的重要任务，如果“创建演示材料”和“创建发票”等业务任务与“支付水电费”等私人任务混合在一起，您现在应该做的任务是它变得不可见。按商业和私人分类。在业务上，请以易于管理的方式进行，例如按项目或客户重新分组。

4.回顾

GTD 需要像 PDCA 一样在一个恒定的循环中运行。一定时间后，需要再次查看相应的任务和未处理的任务。此外，一旦有组织的任务并不总是处于相同的情况。定期查看您的任务以掌握最新问题。如果你更新你在 GTD 第一个步骤中写下的信息，GTD 的内部结构将永远更清晰。那时，删除不必要的任务，不要想着有一天你可能会处理它们。

5.参与

GTD 的最后步骤应该稳步进行，从最高优先级开始。现在您已经清楚地了解了前面步骤中需要做什么，您所要做的就是采取行动减少您的任务。使用 GTD，您将能够在无压力的状态下工作，因为您的思维井井有条。

03对任务处理有效的四种矩阵是什么？

对于同样包含在 GTD 步骤中的任务处理，使用四个矩阵很方便。艾森豪威尔矩阵是一种时间管理矩阵，因美国第 34 任总统艾森豪威尔的使用而闻名，是一种任务管理方法，根据任务的紧迫性和重要性来组织和排列任务的优先级。

重要和紧急的定义

Urgent 和 Important 具有相似的含义，但是在艾森豪威尔矩阵中分析事物时，了解两者之间的区别非常重要。紧急任务是需要立即关注的任务。需要立即完成的事情，例如客户服务或有截止日期的任务，未能完成任务会产生明显的影响。关键任务是不需要立即关注的任务，但可以帮助您实现长期目标。

一、“重要且紧迫”

第一个区域是“现在就做”区域。将紧急且重要的任务放在最高优先级的任务中。有截止日期的任务或压力大的任务属于这一领域。

2.“重要但不紧急”

第二个区域是“下一步是什么”区域。安排重要但不紧急的任务。属于这一领域的任务是那些可能会影响您的长期目标，但不需要立即采取行动的任务。一旦完成第一个区域中的任务，就开始处理该区域中的任务。

3.“不重要但紧急”

第三个区域是“托”的区域。安排紧急但不重要的任务。属于这一领域的任务也不太可能需要特殊技能才能完成，因此请考虑将它们委派给其他团队成员或下属。

4.“不重要不紧急”

第四个区域是“擦除”区域。安排既不紧急也不重要的任务。消除属于该区域的任何任务，因为它们会阻止您实现目标。

04GTD 注释

练习 GTD 最重要的是当你注意力不集中时停止工作。GTD 中的每一步都需要大量的时间和精力。即使你一开始很专注，如果你觉得你的注意力已经分散了，就停止工作。如果你花一些时间，重新整理一下思路，重新开始做 GTD，你一定能够实现高度准确的任务管理。

05概括

GTD 是任务管理的有用概念。没有优先考虑多项任务的工作会导致生产力下降和疲劳。在本文中，我们介绍了 GTD 的特点、实现它的五个步骤以及注意事项。让我们将这篇文章作为高效工作的参考。